Il kit di riuso

Per accrescere la consapevolezza delle PA sullo Smart Working e permettere alle stesse di definire dei piani di fattibilità per l’attivazione di percorsi di lavoro “agile”, nell’ambito del progetto VeLA è stato realizzato il kit di riuso che prevede contenuti teorici, metodologie e strumenti utili alla realizzazione delle fasi di preparazione, introduzione e monitoraggio di questa nuova modalità di organizzazione del lavoro.

Il kit di riuso di lavoro agile è una vera e propria “roadmap”, concreta e facilmente attuabile, grazie a cui tutte le PA interessate saranno in grado di attivare rapidamente lo smart working.

Nello specifico il kit contienei seguenti strumenti di sviluppo manageriale:

• documenti e procedure amministrative da attivare (es. esemplificazione di accordo individuale tra PA e lavoratore, disciplina interna adottata dalle amministrazioni);
• manuale e cruscotto (contenente criteri quantitativi e qualitativi per il monitoraggio della sperimentazione di smart working);
• esempi di piani di comunicazione e materiali divulgativi, indicanti le possibili modalità e strumenti per realizzarli;
• linee guida per la riprogettazione degli spazi fisici per gli enti pubblici (esempi di worksetting, allestimenti di spazi di lavoro);
• percorso formativo on line per dirigenti, smart worker e leading group, in formato standard SCORM (installabile direttamente sulla propria piattaforma);
• linee guida e materiali standard per la comunicazione di un progetto di smart working all’interno e all’esterno della Amministrazione;
• roadmap per gli sviluppi tecnologici (suggerimenti e consigli per l’adeguamento tecnologico).

Per lo sviluppo del kit è stato utilizzato un modello organizzativo strutturato in gruppi di lavoro trasversali per amministrazione (Teams traversali) cui partecipano i Leading Group delle Amministrazioni coinvolte, ovvero il gruppo di lavoro costituito presso ciascuna amministrazione e composto da 10-15 persone e formato da dirigenti e funzionari provenienti da diversi settori e chiamati, in virtù delle loro funzioni, a guidare il processo di introduzione dello smart working presso ciascuna amministrazione.

Gli ambiti tematici di lavoro dei team

• Organizzazione, processi
• Disciplina e sicurezza
• Monitoraggio e KPI
• Formazione
• Comunicazione
• Smart building
• Tecnologie

Le fasi di lavoro per la produzione del kit

Le Amministrazioni in sperimentazione

Il progetto VeLA è partito a maggio 2018 e si è concluso il 31 luglio 2019. Dopo alcuni mesi di progettazione è stato sviluppato un kit di riuso in versione pilota, applicato in sperimentazione su 4 amministrazioni (oltre a quella introdotta da Provincia Autonoma di Trento e Regione Emilia-Romagna):

1. Regione Lazio
2. Regione Veneto
3. Regione Autonoma del Friuli Venezia Giulia
4. Comune di Bologna

Dai primi incontri con le amministrazioni partecipanti sono emerse le indicazioni per la costruzione di un kit di riuso flessibile e utilizzabile da tutti.

Sono più di 150 sperimentatori coinvolti (dirigenti e dipendenti). Tra i benefici rilevati in questa prima fase, una maggiore concentrazione dell’attività produttiva e dell’autonomia degli smart worker.

Il valore aggiunto delle sperimentazioni risiede nello sviluppo di indicazioni per la costruzione del kit flessibile e utilizzabile da tutte le altre amministrazioni che vorranno introdurre lo smart working nella propria organizzazione. Dopo le fasi preliminari e le sperimentazioni è stato evoluto il kit beta e sviluppato quello  definitivo.