La comunicazione di un progetto di Smart Working

Il progetto VeLA si inserisce in una serie di politiche del personale innovative che Regione Lazio sta portando avanti da alcuni anni e che cercano di integrare le funzioni istituzionali di un'amministrazione regionale (come ad esempio il trattamento giuridico, il trattamento economico, le relazioni industriali) con una serie di politiche e relativi strumenti che fanno leva sugli aspetti soft della gestione delle risorse umane, come la comunicazione interna e la formazione.

Ed è proprio su quest’ultima che Regione Lazio investe da tempo. A partire dal 2014 si riscontra, infatti, un notevole incremento delle attività sia nel numero di ore sia nel numero di partecipanti, pur nei vincoli di bilancio e della normativa, che avevano limitato le risorse in materia. Inoltre, vi è stata una innovazione delle metodologie didattiche, che ha portato a passare da un approccio top-down, in cui prevale il ruolo del docente e l’utilizzo della formazione in aula, ad un approccio bottom-up, in cui il docente è un facilitatore dei processi e l’utilizzo di metodologie partecipative e strumenti formativi consente il coinvolgimento e la propositività dei dipendenti.

“Stiamo lavorando da alcuni anni su politiche di coinvolgimento dei dipendenti tramite i World Cafè” racconta Giusi Miccoli, che consentono di contribuire attivamente nell’individuazione di idee, proposte e soluzioni per un miglior funzionamento organizzativo e per servizi più efficaci. È appena partito un nuovo ciclo di appuntamenti: "World Cafè: percorsi di coprogettazione in Regione Lazio". I primi tre World Cafè, dedicati a Smart Working, Comunicazione interna e Trasformazione digitale, vedranno il coinvolgimento di 60 dirigenti ad evento.

Come si struttura un World Cafè? È una metodologia che si ispira allo spirito dei vecchi caffè creando un ambiente di lavoro che invita i partecipanti ad una discussione libera, partecipata e appassionata. Le proposte emerse dai “World Cafè” vengono raccolte e sintetizzate alla fine di ogni giornata, successivamente raggruppate per macrotemi e microtemi e quindi analizzate dalla Direzione del Personale, che effettua una sistematizzazione delle tematiche e la scelta di 4 o 5 progetti rilevanti e in linea con gli obiettivi regionali.

In particolare, per quanto riguarda il World Cafè dedicato allo Smart Working, sulla base delle idee e proposte emerse sarà effettuata una selezione insieme alla Direzione Affari Istituzionali, Personale e Sistemi Informativi per individuare i progetti su cui iniziare a lavorare. Le proposte così elaborate verranno poi condivise con i dipendenti, i quali nelle loro sessioni arricchiranno le linee progettuali emerse.

“È previsto nella fase iniziale il coinvolgimento dei dirigenti per poi procedere con i dipendenti con l'obiettivo di supportare il cambiamento, facilitare l'introduzione dello Smart Working e individuare in modo collaborativo e orizzontale soluzioni e strumenti di miglioramento e efficientamento della macchina regionale”.

Perché inserire un progetto di Smart Working in un progetto di co-progettazione organizzativa?

“Perché c'è ancora da lavorare per supportare lo sviluppo dello Smart Working in Regione” risponde Giusi Miccoli. A partire dal mese di luglio aderiranno allo Smart Working circa 500 dipendenti e, per facilitarne la diffusione, sarà necessario il supporto di attività di formazione, informazione e comunicazione.  

Le attività di info-comunicazione sono un utile strumento per introdurre lo Smart Working. Una proposta, ad esempio è quella del workshop di benchmarking, ovvero del confronto tra amministrazioni regionali e comunali - magari con il coinvolgimento delle istituzioni centrali - sulle esperienze già avviate. Il benchmarking può essere uno strumento per:

• dare continuità al progetto VeLA, capitalizzare quanto sviluppato dalle amministrazioni nel corso della sperimentazione e consentire un confronto continuo sui temi strategici, quali People strategy, gestione degli spazi e degli immobili, digitalizzazione, relazioni sindacali;
• creare una rete per sostenere il cambiamento della PA e per elaborare una strategia di sviluppo del capitale umano;
• individuare opportunità di collaborazione in ulteriori progetti anche europei, attraverso i quali poter sviluppare nuove strategie, modalità di lavoro e soluzioni organizzative e individuare temi di frontiera e trend a supporto del cambiamento della PA.

Al tema della formazione si lega quello delle competenze: l’innovazione del capitale umano deve essere intesa come un investimento in grado di supportare i processi di cambiamento. “È stata già effettuata una mappatura delle competenze professionali e trasversali di circa 400 dipendenti di tre diverse direzioni, ed ora – a partire dal prossimo settembre – la rilevazione si estenderà a tutte le Direzioni regionali”.

Oltre alle attività di informazione e formazione ci sono poi quelle legate alla comunicazione.

Per la comunicazione sia interna che esterna del proprio progetto di sperimentazione dello Smart Working – che come detto coinvolgerà 500 dipendenti nel 2019 – Regione Lazio ha lavorato alla predisposizione di materiali grafici e di un video informativo per raccontare la nuova modalità flessibile di gestione del lavoro, video che sarà disponibile sulla Intranet. “Ultimo strumento su cui si sta lavorando è l’house organ in.Regione: il primo numero pubblicato nel mese di luglio è dedicato allo Smart Working, con funzione di informazione e sensibilizzazione sul tema – continua Giusi Miccoli –. Non conterrà solo articoli istituzionali ma anche contributi di carattere scientifico e di altre PA, e fornirà una panoramica sull'andamento dello Smart Working in Italia. L’approccio dell’house organ non sarà solo top down ma anche bottom up: sono previste, infatti, tre interviste ai dipendenti regionali (due dipendenti e un dirigente), che hanno già partecipato alla sperimentazione, che raccontano ‘da pari’ l'esperienza agile”.

Dispiegare in campo formazione, informazione e comunicazione per superare le resistenze al cambiamento, definire processi e garantire continuità al progetto: è con questo schieramento che Regione Lazio gioca la partita del cambiamento organizzativo, tecnologico e digitale.